Empresários e profissionais certamente já se depararam com os formulários fiscais W‑2 e W‑4. Estes dois documentos essenciais do Internal Revenue Service (IRS) garantem que os impostos sejam declarados corretamente durante o período fiscal.
Como os seus nomes são bastante semelhantes, podem ainda causar alguma confusão entre empregados e empregadores. Compreendê-los — e saber quem os deve utilizar — é fundamental. Este guia completo oferece uma visão aprofundada das diferenças entre os formulários W‑2 e W‑4 e algumas das suas distinções. Continue a leitura.
O que é o formulário W‑2?
Este formulário, também denominado Declaração de Salários e Impostos (Wage and Tax Statement), resume o rendimento total do trabalhador, incluindo as retenções de imposto do ano anterior. Além disso, o formulário mostra as deduções do salário do trabalhador, tais como impostos da Segurança Social, Medicare e cuidados a dependentes. O formulário W‑2 deve ser preenchido até 31 de janeiro do ano seguinte. Cópias devem igualmente ser enviadas às autoridades estaduais e locais, bem como à Social Security Administration (SSA).
Os dados abaixo mostram os principais campos que devem ser preenchidos no formulário W‑2:
1. Número de Segurança Social do trabalhador
2. Nome do empregador, Número de Identificação do Empregador (EIN), morada e código postal
3. Gorjetas
4. Salários
5. Retenções de impostos da Segurança Social, Medicare, rendimento estadual, rendimento federal e rendimento local
6. Gorjetas atribuídas
7. Planos não qualificados
8. Benefícios de cuidados a dependentes
9. Seguro de saúde patrocinado pelo empregador
10. Compensação diferida
O que é o formulário W‑4?
O W‑4 representa o Certificado de Isenção de Retenção (Withholding Allowance Certificate) dos trabalhadores. Indica ao empregador e ao seu departamento de salários quanto imposto deve ser retido de cada pagamento ao trabalhador sempre que o processamento de folha salarial é feito. Na maioria dos casos, o trabalhador é solicitado a preencher este formulário no momento da contratação, para que o empregador possa ajustar a folha de pagamento de acordo.
Entre as informações essenciais presentes neste formulário estão:
- Nome, morada e estado civil do trabalhador
- Dependentes reclamados
- Assinatura do trabalhador
- Ajustes de retenção
- Cônjuge que trabalha ou existência de múltiplos empregos
Qual é a diferença entre o W‑2 e o W‑4?
Observando atentamente as descrições acima, é possível notar uma clara diferença entre os dois formulários. Os pontos seguintes aprofundam essas diferenças que é importante conhecer.
1. Informações necessárias
Ao preencher o formulário W‑2, há normalmente várias caixas que exigem que os trabalhadores indiquem corretamente os seus rendimentos. Isto inclui remuneração, gorjetas e salário, entre outros. O formulário também requer informações exatas sobre os impostos retidos.
Por outro lado, o W‑4 contém relativamente menos campos. Em geral, exige apenas dados sobre as preferências de retenção fiscal do trabalhador. O estado civil para efeitos fiscais, o número de dependentes e outras opções de retenção devem ser incluídos no formulário. Em resumo, deduções fiscais e ganhos não são necessários no formulário W‑4.
2. Finalidade
O objetivo do formulário W‑2 é recolher os dados relativos aos rendimentos e às retenções fiscais do trabalhador. Já o W‑4 serve para criar o certificado de retenção do trabalhador, permitindo ao empregador deduzir o imposto devido.
Estes dois formulários funcionam em conjunto para assegurar uma correta declaração e dedução de impostos. Enquanto o W‑2 comunica os rendimentos passados, o W‑4 garante que as futuras retenções sejam precisas, de acordo com a situação e preferências fiscais atuais do trabalhador.
3. Quem o preenche
Os empregadores devem preencher os formulários W‑2 e enviar cópias a cada trabalhador, à Social Security Administration e às agências estaduais e locais. Por sua vez, os trabalhadores preenchem o W‑4 durante o processo de integração (onboarding) ou antes do seu primeiro processamento de salário. Esta divisão de responsabilidades ajuda a simplificar o cumprimento fiscal. Os trabalhadores atualizam o formulário W‑4 sempre que necessário, enquanto os empregadores tratam da submissão do W‑2 com base nos dados anuais da folha de pagamento e nas diretrizes oficiais.
4. Prazos de entrega
Entre o W‑2 e o W‑4, a diferença principal está no momento da entrega. Conforme mencionado, o formulário W‑2 deve ser submetido até 31 de janeiro do ano seguinte. Já o formulário W‑4 não precisa ser entregue externamente — deve apenas ser devidamente preenchido e entregue ao empregador antes de o trabalhador receber o primeiro salário. O cumprimento rigoroso dos prazos garante conformidade e evita problemas fiscais.
5. Frequência
Os empregadores devem preencher e enviar formulários W‑2 anualmente para cada trabalhador da empresa.Os trabalhadores, por outro lado, precisam de entregar o formulário W‑4 apenas uma vez — podendo atualizá-lo se houver alterações na sua situação pessoal ou financeira.Esta flexibilidade permite ajustar as retenções após eventos importantes da vida, como casamento, nascimento de filhos ou mudança de rendimento, enquanto os empregadores mantêm a declaração anual regularizada.
Erros comuns nos formulários W‑2 e W‑4
As penalizações por cometer erros nestes formulários fiscais federais podem ser dispendiosas. Por isso, é essencial evitá-las ao máximo.
1. Classificação incorreta de trabalhadores: a classificação determina qual o formulário do IRS deve ser preenchido. Trabalhadores de empresa devem preencher o formulário W‑2. Pode consultar os regulamentos de direito comum do IRS para determinar se o trabalhador deve ser classificado como empregado ou como prestador independente.
2. Prazos não cumpridos: se o formulário W‑2 for entregue após o prazo e sem motivo justificável, a empresa pode ser sujeita a multas. A taxa ronda os 60 dólares por cada formulário W‑2, o que pode ter um impacto significativo em empresas com muitos colaboradores.
3. Falta de dados pessoais: registar números de segurança social ou nomes de trabalhadores incorretos nestes formulários pode originar penalizações, conforme o artigo 6721 do Internal Revenue Code. É recomendável rever a ortografia, os dados pessoais e os valores salariais antes de enviar os formulários.
4. Determinação incorreta do salário: calcular corretamente o salário do trabalhador é fundamental para preencher a Caixa 1 do formulário W‑2. Erros neste cálculo podem gerar declarações fiscais incorretas, multas e insatisfação dos empregados. Os empregadores devem garantir que todos os rendimentos tributáveis, incluindo bónus e benefícios adicionais, sejam reportados com precisão, evitando problemas de conformidade com o IRS e mantendo a confiança dos trabalhadores.
Preenchimento dos formulários W‑2 e W‑4
Pode descarregar os formulários W‑2 e W‑4 diretamente no site do IRS, que disponibiliza instruções detalhadas sobre o seu preenchimento.Essencialmente, precisa apenas de descarregá-los — uma ferramenta de edição de PDF será bastante útil para completar os campos.
O PDF Agile é um software simples e intuitivo para preencher documentos PDF, que pode ser descarregado gratuitamente. As suas ferramentas e funcionalidades abrangentes permitem-lhe maximizar as suas preferências de edição. Segue um guia rápido sobre como utilizar o PDF Agile e preencher os formulários W‑2 e W‑4:
1. Descarregue os formulários no site do IRS.
2. Instale a aplicação PDF Agile no computador e abra-a.
3. Vá a “Ficheiro” e clique em “Abrir”. Importe o formulário que pretende editar.
4. Clique em “Editar” no menu para preencher os campos do formulário. Utilize a função “Adicionar texto”.
5. Guarde o formulário fiscal totalmente preenchido.
Os formulários W‑2 e W‑4 são documentos importantes, e as empresas devem garantir que são devidamente preenchidos e submetidos dentro do prazo, assegurando o cumprimento das normas do IRS.Agora que já sabe a diferença entre o W‑2 e o W‑4, será muito mais fácil recordar qual o formulário fiscal adequado para cada situação.
Leitura adicional
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