Les professionnels des affaires et du travail ont sûrement rencontré les formulaires fiscaux W-2 et W-4. Ces deux documents vitaux de l'Internal Revenue Service (IRS) garantissent que les impôts sont déclarés correctement pendant la saison fiscale.
Comme les noms de ces formulaires se ressemblent étroitement, ils peuvent encore confondre certains employés et employeurs. Les comprendre et connaître leurs utilisateurs est vital. Ce guide complet fournit un aperçu approfondi des différences entre le W-2 et le W-4 et certaines de leurs distinctions. Lisez la suite.
Qu'est-ce que le formulaire W-2 ?
Ce formulaire, également appelé Relevé de Salaire et d'Impôt, résume le revenu total de l'employé, y compris la retenue d'impôt pour l'année précédente. De plus, le formulaire montre les déductions du salaire de l'employé, telles que les taxes de Sécurité Sociale, Medicare et les soins de dépendants. Le formulaire W-2 doit être complété avant le 31 janvier de l'année suivante. Des copies seront également soumises aux autorités étatiques et locales et à l'Administration de la Sécurité Sociale (SSA).
Les données ci-dessous montrent les points clés que l'on doit remplir en utilisant le formulaire W-2.
1. Le numéro de Sécurité Sociale de l'employé
2. Nom de l'employeur, numéro d'identification de l'employeur (EIN), adresse et code postal
3. Pourboires
4. Salaires
5. Impôts retenus sur la Sécurité Sociale, Medicare, les revenus fédéraux, étatiques et locaux
6. Pourboires alloués
7. Plans non qualifiés
8. Avantages pour soins de dépendants
9. Assurance santé parrainée par l'employeur
10. Rémunération différée
Qu'est-ce que le formulaire W-4 ?
Le W-4 représente le certificat d'allocation de retenue des employés. Il montre à l'employeur et à son service de paie combien d'impôt doit être retenu du chèque de paie de l'employé chaque fois qu'ils exécutent la paie. Dans la plupart des cas, l'employé est invité à remplir ce formulaire au moment de l'embauche afin que les employeurs puissent ajuster la paie en conséquence.
Parmi les détails essentiels de ce formulaire figurent :
- Le nom, l'adresse et l'état civil de l'employé
- Déclarer les personnes à charge
- Signature de l'employé
- Ajustements de retenue
- Le conjoint travaille ou plusieurs emplois
Quelle est la différence entre un W2 et un W4 ?
En examinant de près les descriptions ci-dessus, les deux formulaires ont généralement une différence flagrante. Les points suivants approfondissent les différences que vous devez connaître.
1. Informations nécessaires
Lors du remplissage du formulaire W-2, il y a probablement plusieurs cases nécessitant que les employés fournissent les détails corrects sur leurs gains. Ceux-ci incluent la compensation, les pourboires et le salaire, pour n'en nommer que quelques-uns. Le formulaire a également besoin d'informations appropriées sur les impôts retenus.
D'autre part, le W-4 a relativement peu de cases. Il nécessite généralement des données sur les préférences de retenue d'impôt des employés. Le statut de dépôt, le nombre d'allocations et d'autres retenues préférées doivent être inclus dans le formulaire. En bref, les déductions fiscales et les gains ne sont pas requis sur le formulaire W-4.
2. Objectif
Le formulaire W-2 vise à obtenir les données sur les gains et les retenues d'impôt d'un employé. Pendant ce temps, le W-4 crée le certificat de retenue de l'employé afin que l'employeur puisse retenir l'impôt requis. Ces deux formulaires fonctionnent ensemble pour garantir une déclaration et une déduction fiscales correctes. Alors que le W-2 rapporte les revenus passés, le W-4 garantit des retenues futures précises basées sur la situation fiscale actuelle et les préférences de l'employé.
3. Qui le remplit ?
Les employeurs rempliront les formulaires W-2 et enverront des copies à chaque employé, à l'Administration de la Sécurité Sociale et aux agences étatiques et locales. Pendant ce temps, les employés remplissent le W-4 lors de l'intégration ou avant leur première paie. Cette division des responsabilités aide à rationaliser la conformité fiscale. Les employés mettent à jour le W-4 selon les besoins, tandis que les employeurs gèrent les soumissions W-2 basées sur les données de paie annuelles et les directives officielles.
4. Calendrier de soumission
Parmi les différences entre le W-2 et le W-4, il y a le moment où ces deux formulaires sont soumis. Comme mentionné, la soumission des formulaires W-2 doit se faire au plus tard le 31 janvier de l'année suivante. Un formulaire W-4 n'a pas besoin d'être soumis en externe. Il doit être correctement rempli et donné aux employeurs avant que les employés ne reçoivent leur premier salaire. Un timing précis garantit la conformité et prévient les problèmes fiscaux.
5. Fréquence
Les employeurs doivent remplir et soumettre les formulaires W-2 annuellement pour chaque employé de l'entreprise. Pendant ce temps, les employés n'ont besoin de soumettre le W-4 qu'une seule fois. Ils peuvent remplir le même formulaire lorsque leur statut personnel ou financier change. Cette flexibilité permet aux employés d'ajuster les retenues après des événements majeurs de la vie comme le mariage, avoir des enfants ou des changements de revenu, tandis que les employeurs maintiennent un rapport annuel.
Erreurs courantes faites avec vos formulaires W-2 et W-4
Les pénalités lorsque vous faites des erreurs sur ces formulaires fiscaux fédéraux peuvent être coûteuses. Avec cela, vous devez vous assurer de les éviter autant que possible.
1. Classification inexacte des employés : La classification d'un employé détermine le formulaire IRS à remplir. Les employés de l'entreprise doivent remplir le formulaire W-2. Vous pouvez vous référer aux règlements de common law de l'IRS pour déterminer si l'employé sera classé comme employé de l'entreprise ou entrepreneur indépendant.
2. Délais manqués : Si le formulaire W-2 est soumis au-delà du délai sans cause raisonnable, l'entreprise peut être soumise à des pénalités. Les frais sont d'environ 60 $ pour chaque formulaire W-2. Cela peut affecter considérablement les entreprises avec une main-d'œuvre importante.
3. Données personnelles manquantes : Enregistrer des numéros de sécurité sociale incorrects ou les noms des employés sur ces formulaires fiscaux mérite des pénalités, comme le stipule la section 6721 du code des impôts internes. Il est préférable de revoir l'orthographe, les données personnelles et les chiffres de salaire avant de soumettre les formulaires.
4. Détermination inexacte du salaire : Déterminer le salaire d'un employé est crucial pour saisir correctement les données requises dans la case 1 du formulaire W-2. Les erreurs dans le calcul du salaire peuvent conduire à une déclaration fiscale incorrecte, à des pénalités et à l'insatisfaction des employés. Les employeurs doivent s'assurer que tous les revenus imposables, y compris les bonus et les avantages en nature, sont déclarés avec précision pour éviter les problèmes de conformité avec l'IRS et maintenir la confiance des employés.
Remplir les formulaires W-2 et W-4
Vous pouvez télécharger les formulaires W-2 et W-4 via le site web de l'IRS. Il y a des instructions détaillées pour remplir ces formulaires. Essentiellement, vous devez télécharger ces formulaires. Un outil d'édition PDF sera utile pour remplir les cases.
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1. Téléchargez les formulaires sur le site web de l'IRS.
2. Installez l'application PDF Agile sur votre bureau et lancez-la.
3. Allez dans « Fichier » et cliquez sur « Ouvrir ». Importez le formulaire que vous souhaitez éditer.
4. Cliquez sur « Éditer » dans la section du menu pour remplir les cases du formulaire. Utilisez la fonction « Ajouter du texte ».
5. Enregistrez le formulaire fiscal complètement rempli.
Les formulaires W-2 et W-4 sont des documents importants que les entreprises doivent s'assurer de remplir et de soumettre à temps pour se conformer aux réglementations de l'IRS. Maintenant que vous connaissez la différence entre un W2 et un W4, il sera beaucoup plus facile de vous souvenir du formulaire fiscal approprié à remplir dans des situations spécifiques.
Pour aller plus loin
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