Assim como a emissão de faturas é essencial, também o são os recibos de venda. Para o ajudar a compreender melhor, um recibo de venda é um documento preparado por um vendedor com o objetivo de comprovar o serviço ou produto fornecido e o respetivo custo. O recibo de venda é entregue ao comprador, sendo este o responsável pelo pagamento do montante indicado no documento.
Registar cada transação é vital para qualquer negócio. Para preparar corretamente um recibo de venda, é importante conhecer os modelos de recibo de venda para pequenas empresas que melhor se adequam à sua organização.
O que é um modelo de recibo de venda?
Antes de explicar o que é um recibo de venda, importa salientar que recibo de venda e fatura de venda são dois documentos distintos.Muitas pessoas perguntam frequentemente o que é uma fatura de venda; vejamos então a diferença entre ambos.
Quando se ouve o termo “faturas para pequenas empresas”, trata-se essencialmente de um documento emitido para solicitar um pagamento.Em contrapartida, um recibo de venda constitui um comprovativo de pagamento. Ou seja, após concluída a transação, o vendedor envia o recibo de venda ao comprador. Os recibos de venda são também necessários para efeitos fiscais.
Porque usar recibos de venda?
Como referido anteriormente, os recibos de venda são documentos cruciais que confirmam a transação entre o vendedor e o comprador de um serviço ou produto.Comprovam que foi efetuado um pagamento por um determinado bem ou serviço.Este documento deve conter a discriminação adequada dos custos, a data e a hora, os artigos adquiridos ou o serviço prestado, bem como os dados do vendedor, do comprador e o modo de pagamento.
Os recibos de venda ajudam uma pequena empresa a manter uma contabilidade rigorosa.Para efeitos contabilísticos, todas as transações devem ser devidamente registadas. Com base nestes recibos, é possível preparar o balanço e determinar os dados relativos a lucros e perdas.Outra razão pela qual os recibos de venda são essenciais prende‑se com as declarações fiscais, uma vez que estes documentos permitem apurar com precisão o montante de imposto devido.
Os recibos de venda são também úteis para o controlo de inventário.Além disso, estes recibos para pequenas empresas são fundamentais em questões legais: em caso de litígio com um comprador, o recibo de venda permite à empresa apresentar documentação exata e válida.Estas são algumas das razões pelas quais uma pequena empresa deve utilizar recibos de venda.
Componentes de um exemplo de recibo de venda
Os recibos de venda podem variar consoante a natureza do negócio, mas existem alguns elementos básicos que todos devem conter. As pequenas empresas podem consultar um exemplo de recibo de venda para compreender melhor a sua estrutura. Assim que conhecer o formato, redigir um recibo de venda tornar‑se‑á mais simples. Atenção especial deve ser dada a cada componente durante o seu preenchimento.Os principais elementos são:
- Nome do pagador, que pode ser uma pessoa singular ou uma empresa;
- Morada completa e contactos do pagador (telefone, endereço de correio eletrónico e fax, se aplicável);
- Número do recibo;
- Data de emissão do recibo de venda;
- Lista dos produtos ou serviços fornecidos, permitindo ao pagador saber exatamente o que foi pago;
- Discriminação correta das quantidades, descrição de cada produto/serviço, preço unitário e total;
- Subtotal de todos os produtos, imposto (IVA) e montante total;
- Dados de contacto do beneficiário do pagamento (recebedor) — nome, morada, telefone, e‑mail e fax (se aplicável);
- Assinatura autorizada do recebedor.
Uma vez que os recibos de venda servem para registar transações comerciais, devem ser 100% exatos.
Como redigir um recibo para uma pequena empresa
Para o ajudar na elaboração dos recibos de venda, apresentamos um modelo de recibo de venda que pode utilizar.Encontrará facilmente vários modelos de recibo de venda online, mas é fundamental saber como preenchê‑los corretamente.Poderá descarregar o modelo em formato Microsoft Word ou PDF.Segue‑se uma explicação sobre o preenchimento de cada componente do recibo de venda.
Informações de contacto do pagador
A primeira e mais importante parte do recibo é a informação de contacto do pagador. Devem constar o nome da empresa (ou da pessoa que efetuou o pagamento), a morada completa, o endereço eletrónico, o número de telefone e o número de fax (se existir). Certifique‑se de que todos os dados estão corretos.
Qualquer discrepância pode invalidar o recibo. Verifique cuidadosamente a ortografia e inclua o endereço completo: nome da rua, localidade, distrito e código postal. De seguida, indique a data de emissão e o número do recibo.
Detalhes dos produtos/serviços
Após preencher a primeira secção, avance para os detalhes dos produtos ou serviços. O recibo de venda deve indicar claramente os bens ou serviços pelos quais o comprador efetuou o pagamento. Normalmente, é apresentada uma tabela com colunas para inserir estas informações.
As colunas mais comuns são: quantidade, descrição, preço unitário e total. A coluna “quantidade” indica o número de unidades do produto. Por exemplo: se alguém compra duas garrafas de champô, deve indicar o número “2” na coluna da quantidade. Se o comprador adquirir ainda um creme facial, acrescente “1” na linha correspondente ao produto, à esquerda do seu nome.
Na coluna de descrição, indique o nome completo de cada produto ou serviço. Cada linha corresponde a um item distinto. Depois, na coluna preço unitário, insira o valor de uma unidade do produto ou do serviço. Seguindo o exemplo, deve indicar o preço de uma garrafa de champô.
Na coluna total, escreva o valor total, que corresponde à multiplicação da quantidade pelo preço unitário. Assim, para duas garrafas de champô, o total será o dobro do preço de uma unidade.
A seguir, surgirá a secção subtotal, onde deve somar todos os valores totais individuais. Logo abaixo, indique o imposto (IVA) aplicável, calculado sobre o subtotal. Por fim, na secção total, insira o valor final a pagar, incluindo o subtotal e o imposto.
Informações de contacto do recebedor
Tal como os dados do pagador, é obrigatório fornecer também as informações do recebedor — quem recebe o pagamento. Esta secção deverá incluir o nome do recebedor, o nome da sua empresa, a morada completa (rua, cidade, código postal), o número de telefone e o endereço de e‑mail.
Detalhes do método de pagamento
Depois de preencher as informações do recebedor, registe o método de pagamento. Normalmente, um modelo de recibo inclui quatro opções:Cartão de crédito/débito (com espaço para indicar o número do cartão);Dinheiro;Cheque (com espaço para o número do cheque);Outros métodos.Assinale a opção correspondente à forma de pagamento utilizada pelo pagador.
Assinatura autorizada
Por último, preencha a secção da assinatura autorizada, que deve ser assinada exclusivamente pelo recebedor. Esta assinatura confirma a autenticidade do recibo de venda. Em alguns modelos de recibo, a pequena empresa pode ainda incluir as condições de venda.
Antes de preencher o recibo, verifique atentamente todos os componentes.Leia-o na íntegra e reúna todas as informações necessárias.Uma preparação cuidadosa reduzirá o risco de erros.
Mesmo que utilize um modelo de recibo de venda para impressão obtido na Internet, este deve ser revisto e editado conforme as necessidades da empresa. Implemente várias etapas de verificação: se uma pessoa o redigir, peça a duas outras para o reverem. Este procedimento ajuda a evitar problemas legais para o seu negócio.
